Bir ses asistanının kalitesi büyük ölçüde kurulumda verilen bilgilere bağlıdır. Asistan ne kadar doğru portföy, ne kadar net senaryo ve ne kadar güncel takvimle çalışırsa, arayanlara o kadar doğru cevap verir. Squaremeters AI'da kurulumu ekibimiz yapar; ama ofis olarak hangi bilgileri hazırlamanız gerektiğini bilmek süreci kolaylaştırır.
Aşağıdaki kontrol listesini kurulum görüşmesinden önce ekibinizle birlikte gözden geçirebilirsiniz.
1. Ofis bilgileri
- Ofis adı, adresi, çalışma saatleri ve ulaşım tarifi
- Hizmet verdiğiniz bölgeler ve uzmanlık alanları (konut, arsa, kiralık, ticari, proje)
- Sık sorulan sorular: komisyon politikası, değerlemenin ücretsiz olup olmadığı, gösterim günleri
- Danışman listesi ve her danışmanın sorumlu olduğu bölge veya portföy türü
2. Portföy listesi
Asistan, arayana uygun ilanları portföy listesinden bulur. Bu listenin düzenli ve güncel olması en kritik maddedir.
- Her ilan için: bölge, tip, satılık/kiralık, fiyat, metrekare, oda sayısı, kat, bina yaşı
- Öne çıkan özellikler: site içi, otopark, metrobüse yakın, deniz manzarası, aidat
- İlan linki (WhatsApp'tan gönderilmek üzere)
- Sorumlu danışman
- Listenin kim tarafından, hangi sıklıkla güncelleneceği
Portföy listesi kurulumda asistana yüklenir. Satılan ya da kiralanan ilanların listeden zamanında çıkarılması, asistanın artık mevcut olmayan bir mülkü anlatmasını önler.
3. Senaryolar
Gelen aramaların çoğu birkaç kalıba uyar. Her biri için asistanın ne soracağını ve görüşmeyi nasıl bitireceğini belirleyin.
- Alıcı: nitelendirme soruları, uygun ilan önerisi, gösterim randevusu
- Satıcı: mülk bilgileri, fiyat sorusunun karşılanması, değerleme randevusu
- Kiracı: bütçe, taşınma tarihi, evcil hayvan gibi kriterler, gösterim
- Ev sahibi: kiraya verme talebi, mülk bilgileri, ofis görüşmesi
- Diğer: tedarikçi, iş başvurusu, mevcut müşteri; not alınır ve ilgili kişiye iletilir
4. Takvim
- Google veya Outlook takvimlerinin bağlanması
- Hangi randevu türünün kimin takvimine yazılacağı (gösterim, değerleme, ofis görüşmesi)
- Randevu süreleri ve randevular arası tampon süre
- Hafta sonu ve tatil günleri için müsaitlik kuralları
5. Canlı aktarma
Asistanın hangi durumda görüşmeyi danışmana aktaracağını önceden tanımlayın. Aktarmada asistan önce danışmanı arar, kısa bir özet okur, sonra görüşmeleri birleştirir.
- Aktarma kriterleri: arayan insanla görüşmek istiyor, bütçe hazır, acil talep, şikâyet
- Aktarılacak numaralar ve öncelik sırası
- Danışman açmazsa ne olacağı: not alınması ve geri arama görevi açılması
- Aktarmanın yapılacağı saat aralığı
6. Tanıtım cümlesi
Asistan kendini ofisin asistanı olarak tanıtır; danışman taklidi yapmaz. Tanıtım cümlesini ofisinizin tonuna göre birlikte belirleriz. Örneğin: “Merhaba, Atlas Emlak'a hoş geldiniz, ben Deniz, ofisimizin asistanıyım. Size nasıl yardımcı olabilirim?” Yabancı arayanlar için İngilizce karşılama da tanımlanabilir.
İyi bir tanıtım cümlesi kısa, dürüst ve sıcaktır. Arayan kiminle konuştuğunu bilir ve ne istediğini hemen söyleyebilir.
7. Telefon yönlendirme
- Mevcut ofis numaranızdan yönlendirme mi, asistana ayrılan yeni bir numara mı?
- Tüm aramalar mı, yalnız cevapsızlar mı, yalnız mesai dışı mı yönlendirilecek?
- İlanlarda hangi numaranın yayınlanacağı
8. CRM ve otomasyonlar
- Pipeline aşamaları: yeni talep, nitelendirildi, randevu, gösterim/değerleme, teklif, kapandı
- Kişi kartına yazılacak özel alanlar ve etiketler
- Randevu sonrası WhatsApp teyidi ve randevu öncesi hatırlatma
- Ulaşılamayan veya bilgi isteyen kişiler için takip mesajları
- Sıcak lead geldiğinde danışmana görev açılması
9. KVKK ve İYS
Aramaların kaydedildiğine dair aydınlatma metni hazır olmalıdır. Giden arama kampanyaları planlıyorsanız, aranacak kişilerin İYS onaylarının bulunduğundan ve kampanya saatlerinin belirlendiğinden emin olun.
Yayından sonraki ilk haftalar
Asistan yayına girdikten sonra iş bitmez. İlk haftalarda görüşme özetlerini düzenli okumak, asistanın hangi sorularda zorlandığını ve hangi bilgilerin eksik olduğunu gösterir. Sık sorulan ama bilgi bankasında olmayan bir soru (ör. bir sitenin aidatı ya da bir projenin teslim tarihi) fark edildiğinde bilgi eklenir. Aktarma kriterleri çok sık ya da çok seyrek tetikleniyorsa yeniden ayarlanır. Bu ince ayarlar size özel danışmanınızla birlikte yapılır.
Ekibin hazırlanması
Asistanın başarısı yalnızca teknik kuruluma değil, ekibin bu yeni düzene alışmasına da bağlıdır. Danışmanlar canlı aktarma geldiğinde telefonu nasıl karşılayacaklarını, görüşme özetini nereden okuyacaklarını ve kendilerine açılan görevleri nasıl kapatacaklarını bilmelidir. Kısa bir ekip toplantısında örnek bir aktarma ve CRM'e düşen bir kayıt birlikte incelenebilir. Ayrıca portföy listesini güncellemekten kimin sorumlu olduğu net olmalıdır.
10. Test ve yayın
Yayına almadan önce ekibimiz sizinle birlikte test aramaları yapar: alıcı, satıcı, kiracı ve aktarma senaryoları tek tek denenir; takvime yazılan randevular ve CRM'e düşen kayıtlar kontrol edilir. Gerekli düzeltmeler yapıldıktan sonra asistan yayına alınır. İlk haftalarda görüşme özetlerini birlikte okumak, senaryoları ofisinizin gerçek aramalarına göre inceltmenin en iyi yoludur.